Офисный переезд: советы и рекомендации

Офисный переезд: советы и рекомендации

Организовать офисный переезд качественно и быстро – задача не из легких. Как организовать перевозку офиса с минимальными финансовыми потерями и что необходимо знать, если вы решили заказать услугу по офисному переезду под ключ?

Как подготовиться к офисному переезду?

К переезду компании в новый офис нужно готовиться заблаговременно. В частности, учесть следующие моменты:

Смена адреса. При переезде требуется смена юридического адреса. Это необходимо, когда компания, например, переезжает из Москвы в Подмосковье, или наоборот. Или когда предполагается, что компания после переезда будет территориально прикреплена к другому ИНФС. Смена юридического адреса занимает не менее недели. Дополнительно понадобится еще и заменить печати, штампы, бланки.

Предупредите сотрудников, клиентов, партнеров. По меньшей мере, за 1-2 недели предупредите, что переезжаете. Разошлите письма с вашим новым адресом и номерами телефонов.

План расстановки. Еще до переезда нужно составить план расстановки мебели на новом месте. Для этого используются специальные программы, например, Стоплит, Архикад, Планоплан. Если офис большой, стоит обратиться к дизайнеру. Профессиональные планы включают не только дизайнерские решения, но и схемы подключения коммуникаций.

Упаковка оргтехники и разборка мебели. Понадобится приобрести картонные гофрокороба, пузырчатую пленку, скотч. Учтите, что сотрудники могут собрать свои личные вещи, но не обязаны помогать с упаковкой и переноской мебели и оргтехники организации. Этот момент нужно оговорить дополнительно, и, возможно, за помощь при переезде придется сотрудникам доплатить.

Крупногабаритные предметы. При перевозке вещей весом более 100 кг (например, сейфов) обязательно требуется профессиональное такелажное оборудование – цепи, тросы, краны. В подобных случаях не обойтись без помощи опытных такелажников. Далеко не все транспортные компании предоставляют такелажные услуги, тем более на высоком уровне. Если требуются такелажники экстра-класса, обратитесь в «Перевозки-Переноски».

Архивация документов. Перед переездом документация сортируется и раскладывается по коробам с обязательной маркировкой. Если документов много, они представляют особую важность, являются коммерчески важными или конфиденциальными, то, возможно, их придется перевозить отдельно.

Бэкапы. Обязательно сделайте бэкапы важной информации – либо на флешки, либо в облачные хранилища.

Выбор времени. Оптимально планировать переезд с вечера пятницы и на все выходные, чтобы в понедельник уже можно было приступить к работе. Сам переезд лучше назначить на утро либо на поздний вечер, когда дороги наименее загружены.

Лифты. В некоторых офисных зданиях лифты работают не круглосуточно, а только в определенные часы. Уточните расписание их работы заранее.

Перевозки по Москве. Для передвижений по Москве и ее центру грузовому транспорту требуются пропуска. Их тоже надо заказывать заранее, и это сопряжено с дополнительными тратами. А вот у транспортных компаний пропуска есть всегда.

При организации переезда офиса нужно учитывать, что 1 грузчик в состоянии обслужить 1-2 рабочих места с оргтехникой и мебелью. Для перевозки офиса до 10 человек в большинстве случаев достаточно стандартной или удлиненной ГАЗели. Для среднего до 50 человек – фургона грузоподъемностью 3 т. Но, если офис большой, свыше 50 человек и более, тогда уже не обойтись без авто грузоподъемностью 5-10 т.

Что входит в офисный переезд под ключ

Заказав офисный переезд с грузчиками в Москве под ключ, вы действительно избавите себя от множества проблем. Услуги по перевозке включают:

• визит оценщика, который поможет определиться с фронтом и масштабом работ;
• закупку упаковочных материалов;
• профессиональную разборку мебели;
• упаковку и маркировку под ключ;
• бережную погрузку – при этом погрузкой будут заниматься профессионалы, и вам не придется отрывать сотрудников от их непосредственных обязанностей;
• доставку на новое место;
• расстановку мебели и оргтехники по плану;
• вывоз мусора;
• как дополнительную услугу вы всегда можете заказать утилизацию старой мебели, оргтехники, сейфов.

Все услуги оказываются на основании официального договора, транспортная компания несет полную материальную ответственность за ваше имущество. Поэтому переезд офиса в Москве с грузчиками – это выгодно, удобно и безопасно. Вы сможете с минимальными затратами переехать и сразу же приступить к работе в новом офисе. Ищете, где заказать офисный переезд дешево? Обратитесь в компанию «Перевозки-Переноски» – и переезжайте легко и без головной боли.